It-systemer og løsninger er av stor betydning for virksomheten og forretningsdriften til mange selskaper. Derfor er det avgjørende at en når målene man har med it-anskaffelser. Et ofte undervurdert verktøy for å nå målene med it-anskaffelsen, er kontrakten mellom kunden og leverandøren. Kontrakten puttes ofte i skuffen etter inngåelse, og det også med rette siden det inngås mange kontrakter som ikke gir mye hjelp i leveransen. Men kontrakten kan også være et godt virkemiddel for å få gjennomført målene med en it-anskaffelse dersom kontrakten er laget med den hensikt å hjelpe til å nå målene.
Fokusér på de viktige tingene. Det er en tendens til å bruke omfattende kontrakter etter inspirasjon fra Storbritannia og USA til it-anskaffelser. Er kontrakten omfattende og detaljert, er det risiko for at det brukes mye tid på forhandlinger og diskusjoner om forhold som ikke er avgjørende for at anskaffelsen skal bli vellykket. Dette er det stort sett kun rådgivere og advokater som tjener på, og jeg har sett for mange ganger at det brukes mye tid på uvesentlige forhold i forhandlingene, mens det som virkelig er viktig for kunden (kvalitet, riktig funksjonalitet, riktig pris, leveranse til rett tid osv.) ikke blir diskutert og derfor ikke regulert på en god måte i kontrakten. Man bør heller ikke forhandle for å vinne ethvert punkt i kontrakten, og heller justere kontrakten og arbeidet med denne mot det som er viktig for deg som kunde; resten bør holdes til et minimum.
Gjør motparten god. Vi advokater liker å ha gode advokater på den andre siden av forhandlingsbordet, for det gjør at forhandlingene kan handle om det som er viktig. Vi vet da på begge sider hva som ikke er viktig, og finner raskt løsninger som er akseptable for begge parter. Men også for partene er det viktig å gjøre den andre parten god, så man kan fokusere på det som er viktig. Som kunde bør du sende avtaleutkast og dokumenter til leverandøren så tidlig som mulig, informere om viktige forhold straks du vet det (slik at leverandøren kan avsjekke og innrette seg etter dette tidlig), ha være åpen om behov og mål osv. Leverandøren bør på sin side ha en åpen dialog, være klar på hva som kan gjøres og hva som ikke kan gjøres, om det finnes gode alternativer, selv om dette er noe leverandøren selv ikke har i sin verktøykasse, ta opp de vanskelige temaene tidlig i forhandlingene og ikke vente i håp om at det løser seg osv. Forsøker man å være for lur, så kan det ende opp med at man lurer seg selv.
Ta de vanskelige diskusjonene. I forhandlinger vil partene ofte forsøke å unngå de vanskelige temaene, og man pakker dem enten inn for å ufarliggjøre dem, eller så utsettes de (for så å behandles raskt og overfladisk rett før kontrakten skal inngås), eller så dukker man helt for dem og tar dem ikke opp. Ingen av disse alternativene er noe spesielt gode, og vanskelige temaer blir bare større desto lenger man venter med å ta dem opp. Vanskelige temaer bør helst tas opp så tidlig som mulig i forhandlingene, slik at man kan avklare om det er noen «showstoppere» som gjør det umulig for partene å gå videre. Er det vanskelig å ta opp temaene, så få en rådgiver eller advokat til å ta dem opp; de er vant til (og får betalt for) å ta vanskelige samtaler. Går det helt galt, så kan man også skylde på rådgiveren eller advokaten.
Ikke drep leverandøren. Kunden og leverandøren er i samme båt, eller mer treffende så kan leverandøren være båten til kunden for enkelte leveranser. Alle kjenner fabelen om frosken og skorpionen, hvor skorpionen må stikke frosken som frakter skorpionen over vannet, slik at begge dør. Skorpionen begrunner valget sitt med å drepe frosken med at «det er i min natur», og noen ganger kan det virke som det er i enkelte kunders (eller procurement-ansvarliges) natur å tyne leverandørene mest mulig. Dette er sikkert bra å vise at man har fått det meste ut av leverandøren, men på lang sikt vil en slik strategi ikke fungere. Blir det problemer ved en leveranse, så er størst mulig dagbøter eller prisavslag som følge av SLA en fattig trøst, og man vil helst at leveransen skal komme inn på rett spor. Det vil være tider hvor man er avhengig av leverandøren, og godvilje går begge veier. En leveranse må også være lønnsom for leverandøren, og har leverandøren tap i en fase av leveransen, vil dette måtte tas igjen senere.
Bruk leverandøren riktig. Leverandøren vet hva denne kan tilby, hva som er tilgjengelig på markedet og kan også gi et godt eksternt blikk på kundens virksomhet. Spør om leverandørens oppriktige mening, men vær gjerne kritisk (spesielt om det innebærer mersalg for leverandøren). Spør om å få snakke med eller ha workshops med personer fra leveranse hos leverandøren – dette stiller gjerne leverandøren opp på (og da kan man få direkte tilgang til ressursene utenom salgskanalen hos leverandøren). Bruk også muligheten til å få en «second opinion» fra en annen leverandør, ved å spørre om det din leverandør hevder stemmer, men være oppmerksom på å ikke bryte taushetsplikten.
Sett deg inn i leverandørens situasjon. Akkurat som kunden er avhengig av leverandøren, er leverandøren avhengig av kunden. Men det er forhold som leverandøren ikke kan endre, og som da ikke leverandøren kan ta risikoen eller ansvaret for i kontrakten. Dette kan være rammevilkår som endringer i lovverket eller andre forhold i sfæren rundt leveransen, som leverandøren i like liten grad som kunden kan påvirke. Her må partene bli enige om hvem det er rimelig tar ansvaret. Et annet forhold er underleverandører av leverandøren som denne ikke alltid har kontroll på, som store programvare- eller skytjenesteleverandører. Ville det ikke vært mulig for kunden å få en underleverandør av leverandøren til å endre bestemmelser i sin kontrakt eller endret leveransen, vil det ofte også være slik for leverandøren. Krever kunden at denne f.eks. skal få kildekoden til hele leveransen, så vil ikke leverandøren være i stand til å gi kunden kildekoden til Microsoft-programvare. Da bør heller ikke kunden sette et slikt krav.
Fleksibilitet er viktig. Verden har ikke på noe tidspunkt i historien endret seg så raskt som den gjør i dag, og vi vet lite om hvordan verden vil være fremover, spesielt innenfor teknologi. Det er derfor viktig at kontraktene gir rom for fleksibilitet, og at det er mulig med endringer i kontrakten og ytelsen som er akseptable for begge parter. Kommunikasjon, transparens og ansvarliggjøring er nøkkelord for at kontrakten og ytelsen skal kunne tilpasses endrede rammevilkår og behov. Men å få til balansen slik at ikke én av partene kan pålegge den andre part noe som er kan være vanskelig eller umulig å etterkomme kan være en utfordring. Fleksibilitet ved bruk av kontrakten ved gjennomføring av leveransen, vil også være nødvendig for å ikke påføre forholdet mellom kunden og leverandøren unødvendig slitasje. En «firkantet» holdning til kontrakten kan virke mot sin hensikt for å nå det overordnede målet om en vellykket leveranse.
Riktig samhandling er avgjørende for riktig leveranse. Et kunde-leverandørforhold sies å være som et ekteskap: De er langvarige og begge sider må arbeide hardt for å bevare ekteskapet. Derfor må kunden og leverandøren snakke sammen om noe skjer (som i et ekteskap), og gjerne før det skjer noe kritisk. Kommunikasjon er avgjørende for at forholdet mellom kunden og leverandøren skal fungere, og at leveransen skal bli god. Og for at kommunikasjonen skal være tilstede, må som regel kundens medarbeidere og leverandørens medarbeidere bringes sammen regelmessig. Kunden kan ikke vente på at leverandøren skal ta kontakt, så det bør reguleres i kontrakten at det skal være regelmessig møter (på videokonferanse eller helst fysisk) mellom de nivåene hos hver av partene som skal samarbeide. Viktigheten av dette kan ikke presiseres for mange ganger. Det bør også være en KPI for leveransen hvor ofte partene møtes, som meldes inn til styringsgruppen.
Håp det beste, og planlegg for det verste. En kontrakt er et sikkerhetsnett som skal regulere hvordan det verst tenkelige ved kontrakter skal kunne håndteres, som at kontrakten misligholdes og heves av én av partene. Men ofte så regulerer kontrakter i større grad hvordan en mislykket leveranse skal håndteres, fremfor hvordan man skal unngå at leveransen mislykkes. Det er tross alt langt viktigere å ha et gjerde på toppen av stupet, enn en ambulanse i bunn, og selv om reguleringen av de verste eventualiteter er viktige, så bør kontrakten også inneholde elementer for hvordan leveransen skal lykkes. Det synes mange å glemme.